Als u foto’s gebruikt voor publicatie hebt u vaak te maken met auteursrecht. Dat recht houdt in, dat de maker van een werk (in dit geval een foto of video) als enige mag beslissen over het gebruik van het door hem gecreëerde werk. Daarnaast biedt het auteursrecht bescherming tegen misbruik door anderen.
Als een bedrijf of organisatie aan een ander opdracht verleent tot het vervaardigen van beeldmateriaal worden er doorgaans afspraken gemaakt over de rechten van partijen met betrekking tot het gebruik van het materiaal. Echter afspraken werken alleen als de nakoming daarvan op een duurzame manier geborgd is en het bedrijf daar methodes voor heeft ingericht. Fileflow biedt u wat dat betreft een handig hulpmiddel, omdat u in een metadata-veld kunt aangeven welke rechten zijn afgesproken ten aan zien van opgeslagen materiaal. Zo kunnen alle gebruikers van de beeldbank zien, onder welke condities een foto of video gebruikt mag worden.
Wat vaak vergeten wordt, is dat er naast auteursrecht ook nog zoiets bestaat als portretrecht. Dat houdt in, dat in een aantal gevallen beeldmateriaal niet mag worden gepubliceerd zonder toestemming van degene, die op een foto of in een video is afgebeeld.
Het woord ‘portret’ moet niet te letterlijk opgevat worden. Er is sprake van een portret indien iemand herkenbaar is afgebeeld. Dat kan zelfs het geval zijn als iemands gezicht onherkenbaar is! De identiteit van een persoon kan namelijk ook afgeleid worden uit andere factoren. U moet er dus rekening mee houden, dat er al gauw sprake kan zijn van een portret in de zin van de wet.
Bij gebruik van dergelijk materiaal op welke manier dan ook moet de geportretteerde een toestemmingsformulier ondertekenen, waarmee betrokkene toestemming geeft hiervoor.
Dit toestemmingsformulier kan in Fileflow worden opgeslagen, gekoppeld aan de desbetreffende foto.
Voor u als houder of gebruiker van een beeldbank is het vooral van belang om rekening te houden met de regels die gelden indien het portret is gemaakt in opdracht van uw bedrijf of organisatie.
Als het beeldmateriaal is vervaardigd door een derde, bijvoorbeeld een beroepsfotograaf, hebt u natuurlijk te maken met auteursrecht en met de afspraken die in dat kader gemaakt zijn. Is het materiaal daarentegen vervaardigd door iemand met wie u een dienstverband heeft, dan bent u als werkgever zelf rechthebbende. Daarnaast is het portretrecht van belang.
Bedrijven en organisaties bezitten vaak beeldmateriaal dat is gemaakt bij gelegenheid van openingen, recepties en andere gelegenheden. Zulk materiaal wordt geregeld ingezet voor promotie- of marketingdoeleinden, of gewoon voor nieuwsberichten. Denk in dit verband ook aan foto’s of filmpjes waarin medewerkers of leden van bepaalde organen van bedrijf of organisatie in beeld komen om een bepaalde boodschap uit te dragen: ook dat soort materiaal wordt vaak gebruikt voor interne of externe doeleinden.
Voor portretten in deze categorie geldt dat ze in principe vrij gepubliceerd mogen worden. Hierbij past echter een grote ‘maar’. De afgebeelde persoon kan een ‘redelijk belang’ kan hebben om bezwaar te maken tegen publicatie. Vaak is dat een privacybelang. Een foto die in een bepaalde context is gemaakt kan een heel andere lading krijgen als die context bij publicatie ontbreekt, of als er bij publicatie een heel andere context gesuggereerd wordt. Dat, bijvoorbeeld, een bezoeker van een receptie zichtbaar een glaasje teveel op heeft, mag misschien waar zijn, maar dat wil niet zeggen dat u een foto waarop dat te zien is zomaar mag vrijgeven. En hebt u foto’s van medewerkers die voor een bepaald doel gemaakt zijn, bijvoorbeeld een intern ‘smoelenboek’, dan kunt u die niet zonder meer gebruiken voor andere doeleinden. Sterker nog: u moet via een toestemmingsformulier vastleggen, dat betrokkene akkoord gaat met het gebruik van de foto voor dat specifieke doel, en dat impliceert dat voor het gebruik voor andere doeleinden aparte toestemming nodig is.
Doorgaans is het wel toegestaan om foto’s, die gemaakt zijn in de openbare ruimte, te publiceren zonder toestemming van personen die toevallig in beeld komen. Maar ook dan is het goed om goed na te denken over belangen die deze toevallige aanwezigen of passanten kunnen hebben.
Bij twijfel geldt altijd: toestemming vooraf regelen! Belangrijk is ook, dat gebruikers van de beeldbank direct kunnen zien of afgebeelde personen toestemming hebben gegeven voor het gebruik van het materiaal, en voor welk gebruik. Fileflow biedt de mogelijkheid om dat soort informatie zichtbaar te maken via een formulier dat gekoppeld is aan het desbetreffende materiaal.
Wilt u meer weten over deze onderwerpen? Handzame informatie vindt u op www.auteursrecht.nl.
