FileFlow Update Mei 2024

Beste lezer,

Welkom bij onze nieuwste update van FileFlow, dé oplossing voor het beheren van uw digitale bestanden. We zijn voortdurend bezig met het verbeteren van onze diensten om uw ervaring zo efficiënt en plezierig mogelijk te maken. In deze update introduceren we enkele belangrijke nieuwe functies en verbeteringen die het beheren van uw beeldbank nog eenvoudiger maken. Naast dit blog hebben we ook een video gemaakt waar de gehele update wordt toegelicht die via deze link te bekijken is. Laten we zonder verder oponthoud duiken in de details van wat er nieuw is in FileFlow deze maand:

Controle op duplicaten bij uploaden:

Bij het toevoegen van bestanden aan de beeldbank wordt nu automatisch gecontroleerd of deze reeds aanwezig zijn. Indien een duplicaat wordt gedetecteerd, ontvangt u een notificatie met de keuze om het kopie desondanks te bewaren of te verwijderen.

Verduidelijking van toestemmingsformulieren:

In het verleden werden toestemmingsformulieren als ‘Gerelateerde bestanden’ aan relevante documenten gekoppeld. Voor een betere overzichtelijkheid hebben we nu echter een nieuw onderdeel ‘Toestemmingsformulieren’ geïntroduceerd. Deze functie werkt identiek aan de eerder gebruikte methode voor het koppelen van gerelateerde bestanden, maar biedt nu extra helderheid.

Aangepaste toegang tot ‘Ongecategoriseerd’:

We bieden nu de mogelijkheid om elke gebruiker afzonderlijk toegang te verlenen tot of te beperken voor de categorie ‘Ongecategoriseerd’. Deze wijziging is ingevoerd omdat fotografen die alleen in hun specifieke uploadcategorie mochten plaatsen, soms vergaten hun categorie te selecteren en bijgevolg hun bestanden in ‘Ongecategoriseerd’ uploaden. Voortaan kan dus aan individuele gebruikers specifieke toestemming worden verleend voor toegang tot ‘Ongecategoriseerd’.

Zoekfunctie bij gebruikers en trefwoorden:

Zoeken is nu geïntegreerd in zowel de gebruikersinstellingen als de trefwoordeninstellingen, waardoor het niet langer nodig is om handmatig door de lijsten te bladeren. Je kunt nu snel de gewenste gebruiker of het specifieke trefwoord vinden, wat een aanzienlijke verbetering is voor het gebruiksgemak binnen een beeldbank.

Nieuwe instelbare velden:

Vanaf deze update zijn er maar liefst 5 nieuwe typen instelbare velden toegevoegd. Lees hier welke het zijn en hoe ze het beste gebruikt kunnen worden:

1. Numeriek veld: Dit veld is uitsluitend bedoeld voor het invoeren van nummers, ideaal voor het toevoegen van een artikelnummer aan het bestand.
2. Vooraf ingevulde velden (meerkeuze): Dit stelt je in staat om meerdere opties tegelijkertijd te selecteren, wat handig is als je bijvoorbeeld wilt specificeren voor welke doeleinden toestemming is verleend, zoals voor gebruik op social media, websites, intern en voor flyers.
3. Datum veld: In dit veld kun je een datum opgeven. Handig als een bepaalde datum relevant is bij het bestand.
4. Link (URL) veld: Je kunt nu ook een actieve URL koppelen aan een bestand. Dit is handig om aan te tonen waar de foto online gebruikt is.
5. Tags veld: Je hebt nu de mogelijkheid om individuele tags aan een bestand toe te voegen. Dit veld functioneert identiek aan het veld voor trefwoorden, met het verschil dat je het nu een specifieke titel kunt geven. Dit is bijzonder handig voor het taggen van bijvoorbeeld personen. Je creëert een veld met de titel ‘Personen’, waarna je alle relevante personen binnen dit veld kunt taggen.

Nieuwe werking verloopdatum:

Het is nu mogelijk om aan elk bestand een individuele verloopdatum te koppelen. Wanneer de datum verstreken is, verschijnt er een visuele notificatie bij het bestand om aan te geven dat het verlopen is. Let op: het is nog steeds mogelijk om hier een standaardperiode voor in te stellen voor alle bestanden in de beeldbank.

We zijn verheugd om deze update met u te delen en hopen dat ze uw ervaring met een FileFlow beeldbank verder zullen verbeteren. Zoals altijd stellen we uw feedback zeer op prijs, want samen maken we de FileFlow beeldbank nog beter. Ontdek de nieuwe functies vandaag nog!

P.S. Heb je ondersteuning nodig bij het configureren van de nieuwe instelbare velden of iets anders? Aarzel dan niet om contact met ons op te nemen of plan zelf een korte meeting in via deze link. We staan klaar om je te helpen!