Tegenwoordig is visuele content van onschatbare waarde geworden. Vooral als bedrijf zijnde kan het opzetten van een eigen beeldbank dan een slimme zet zijn. Een beeldbank stelt je namelijk in staat om digitale bestanden centraal op te slaan, te organiseren en gemakkelijk terug te vinden. In deze blog lees je alles over hoe je jouw eigen beeldbank kunt opzetten. Lees verder om te ontdekken hoe je jouw visuele assets effectief kunt beheren en toegang kunt krijgen tot de beelden die je nodig hebt, wanneer je ze nodig hebt.
Beeldbank opzetten: een duidelijk overzicht
Er gaat veel tijd en energie zitten in het aanleggen van en eigen beeldbank voor je bedrijf. Toch kan het je uiteindelijk veel opleveren. Om ervoor te zorgen dat het allemaal soepel verloopt lees je hieronder de verschillende onderdelen waar je aan dient te denken. Zo vergeet je hopelijk niets en heb je er uiteindelijk veel baat bij!
Planning en voorbereiding
Voordat je begint met een eigen beeldbank opzetten zijn een goede planning en voorbereiding van belang. Hier zijn enkele stappen die je kunt volgen:
- Doelstellingen en vereisten: bepaal het doel van je beeldbank. Wil je alleen je eigen digitale bestanden organiseren of wil je ze ook delen met anderen? Identificeer ook de specifieke vereisten die je hebt, zoals het kunnen taggen van afbeeldingen of het hebben van een zoekfunctie.
- Opslagmogelijkheden: beslis waar je jouw beeldbank wilt hosten. Er zijn verschillende opties beschikbaar, denk bijvoorbeeld aan het gebruik van cloudopslagdiensten, het bouwen van je eigen server of het gebruik van speciale beeldbanksoftware.
- Bestandsindelingen en groottes: denk na over de bestandsindelingen en groottes die je wilt ondersteunen als je de online beeldbank gaat maken. Moet de beeldbank JPEG, PNG, RAW of andere formaten kunnen verwerken? Overweeg ook de optimale grootte van de digitale bestanden voor jouw specifieke gebruikssituaties.
Het kiezen van de juiste software bij een beeldbank aanleggen
Het kiezen van de juiste software is essentieel als je een beeldbank gaat aanleggen. Hier zijn enkele belangrijke overwegingen:
Functionaliteiten
Zorg ervoor dat de software voldoet aan jouw specifieke behoeften. Enkele veelvoorkomende functies zijn het kunnen taggen van afbeeldingen, het toepassen van metadata, het implementeren van zoekmogelijkheden en het beheren van gebruikersrechten.
Gebruiksgemak
Kies een softwareoplossing die gemakkelijk te gebruiken is, zowel voor jou als beheerder als voor degenen die toegang hebben tot de beeldbank die je aanleggen wil. Een intuïtieve interface en een gebruiksvriendelijke ervaring zullen de acceptatie en het gebruik bevorderen.
Schaalbaarheid
Denk vooruit en kies een oplossing die kan meegroeien met je behoeften. Overweeg bijvoorbeeld de mogelijkheid om meer opslagruimte toe te voegen. Kijk of het aantal gebruikers in de toekomst uitgebreid kan worden en/of nieuwe functionaliteiten toegevoegd kunnen worden als de online beeldbank die je maken gaat verder doorgroeit.
Organisatie en metadata
Een goed georganiseerde beeldbank is essentieel voor een efficiënt beheer en snelle toegang tot je digitale bestanden. Hier zijn enkele tips voor het organiseren van je beeldbank na het opzetten:
- Mappenstructuur: maak een logische mappenstructuur om je digitale bestanden te categoriseren. Gebruik duidelijke namen en submappen om het zoeken te vergemakkelijken.
- Bestandsnamen: geef je afbeeldingsbestanden namen die relevant zijn voor de inhoud. Vermijd generieke namen zoals “IMG001.jpg”. Dit helpt bij het snel vinden van specifieke afbeeldingen.
- Metadata: gebruik metadata om extra informatie aan je afbeeldingen toe te voegen, zoals beschrijvingen, trefwoorden, auteursrechtinformatie en datums. Dit maakt het gemakkelijker om afbeeldingen te filteren en te zoeken op basis van specifieke criteria. Daarnaast wil je rekening houden met betrekking tot welke structuur je gebruikt. Zo zijn er namelijk verschillen tussen onder andere EXIF, IPTC etc. Ze hebben allemaal hun eigen waardes en worden op hun eigen manieren gebruikt
Veiligheid en back-ups
Als je je eigen beeldbank gaat opzetten is het belangrijk om de veiligheid van je digitale bestanden te waarborgen en back-ups te maken om gegevensverlies te voorkomen. Implementeer daarom passende beveiligingsmaatregelen om ongeoorloofde toegang tot je beeldbank te voorkomen. Dit kan bijvoorbeeld het gebruik van wachtwoorden, gebruikersrechten en SSL-certificaten zijn. Daarnaast zijn regelmatige back-ups van je beeldbank cruciaal. Overweeg het gebruik van geautomatiseerde back-upoplossingen en sla back-ups op externe locaties op. Denk hierbij aan cloudopslag of offline opslagmedia.
Onderhoud en optimalisatie
Wanneer je een online beeldbank gaat maken ben je niet klaar als je de beeldbank op hebt gezet. Regelmatig onderhoud en optimalisatie zijn namelijk vereist om de prestaties en functionaliteit te behouden. Denk hierbij onder andere aan:
Up-to-date houden: houd je beeldbanksoftware en eventuele plugins of extensies up-to-date om beveiligingslekken te dichten en nieuwe functies te benutten.
Verwijderen van ongebruikte bestanden: periodiek controleren en verwijderen van ongebruikte of dubbele bestanden om ruimte te besparen en de algehele organisatie te verbeteren.
Monitoring van prestaties: houd de prestaties van je beeldbank in de gaten, zoals laadtijden en zoekfunctionaliteit. Optimaliseer daarbij waar nodig om een vlotte gebruikerservaring te garanderen.
Alternatief voor zelf een online beeldbank maken
Zoals aangegeven gaat er flink wat tijd in het maken van een online beeldbank. Hoewel je zeker weet dat de zelfgemaakte online beeldbank geheel naar je eigen wensen gaat zijn, kan het ook makkelijker. Probeer bijvoorbeeld de online beeldbank van een professioneel bedrijf eens uit. Vaak zijn hier allerlei functionaliteiten beschikbaar, waar je zelf misschien niet eens aan had gedacht.. Zo hoef je niet zelf alles uit te zoeken en weet je zeker dat je niets vergeet. Daarbij hoef je je niet druk te maken over onderhoud en veiligheid, want dat wordt allemaal voor je geregeld.
Of je nu wel of niet je eigen beeldbank gaat opzetten, zorg dat je voldoende onderzoek doet naar alle mogelijkheden. Veel succes!
Een digital asset management systeem bevordert ook de samenwerking tussen teams en afdelingen. Je kunt eenvoudig bestanden delen met collega’s en zij kunnen deze eenvoudig inzien in de centrale beeldbank. Met een DAM systeem kunnen teamleden dus makkelijk bij alle bestanden, ongeacht hun locatie of tijdzone.
