Datenschutzerklärung

FileFlow BV is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Persoonsgegevens die wij verwerken

FileFlow BV verwerkt je persoonsgegevens doordat je gebruik maakt van onze diensten en/of omdat je deze gegevens zelf aan ons verstrekt. Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

  • Voor- en achternaam
  • E-mailadres
  • IP-adres
  • Adresgegevens
  • Overige persoonsgegevens die je actief verstrekt bijvoorbeeld door een profiel op deze website aan te maken, in correspondentie en telefonisch
  • Gegevens over jouw activiteiten op onze website
  • Internetbrowser en apparaat type
  • Bankrekeningnummer

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als je er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via info@fileflow.nl, dan verwijderen wij deze informatie.

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken

FileFlow BV verwerkt jouw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  • Verzenden van onze nieuwsbrief en/of reclamefolder
  • Je te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren
  • Je te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten
  • Je de mogelijkheid te bieden een account aan te maken
  • Het afhandelen van betalingen
  • Om de website en diensten te verbeteren

Geautomatiseerde besluitvorming

FileFlow BV neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

FileFlow BV bewaart je persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens worden verzameld.

Delen van persoonsgegevens met derden

FileFlow BV verkoopt jouw gegevens niet aan derden en zal deze uitsluitend verstrekken indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met jou of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die jouw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een bewerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens. FileFlow BV blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door FileFlow BV en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens die wij van jou beschikken in een computerbestand naar jou of een ander, door jou genoemde organisatie, te sturen. Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar info@fileflow.nl. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij jou een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op jouw verzoek. FileFlow BV wil je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

FileFlow BV neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met onze klantenservice of via info@fileflow.nl

Cookies oder ähnliche Techniken, die wir verwenden

FileFlow BV verwendet funktionale, analytische und Tracking-Cookies. Ein Cookie ist eine kleine Textdatei, die beim ersten Besuch dieser Website im Browser Ihres Computers, Tablets oder Smartphones gespeichert wird. FileFlow BV verwendet Cookies mit einer rein technischen Funktionalität. Diese sorgen dafür, dass die Website ordnungsgemäß funktioniert und beispielsweise Ihre bevorzugten Einstellungen gespeichert werden. Diese Cookies werden auch verwendet, um die Website gut zu machen und zu optimieren. Zusätzlich platzieren wir Cookies, die Ihre Surfgewohnheiten verfolgen, so dass wir maßgeschneiderte Inhalte und Werbung anbieten können. Bei Ihrem ersten Besuch auf unserer Website haben wir Sie bereits über diese Cookies informiert und wir haben Sie um Erlaubnis gebeten, sie zu platzieren. Sie können die Verwendung von Cookies ablehnen, indem Sie Ihren Internetbrowser so einstellen, dass er keine Cookies mehr speichert. Außerdem können Sie alle zuvor über die Einstellungen Ihres Browsers gespeicherten Informationen löschen.

Auf dieser Website werden auch Cookies von Dritten platziert. Unterhalb eines Überblicks:

FileFlow benötigt die von Ihnen angegebenen Kontaktdaten, um Sie über unsere Produkte und Dienstleistungen zu informieren. In unserer Datenschutzerklärung finden Sie weitere Informationen darüber, wie Sie sich abmelden können, unsere Datenschutzpraktiken und wie wir uns für den Schutz und die Achtung Ihrer Privatsphäre einsetzen.

 

Das Basis-Abonnement ist für die meisten Unternehmen mit 100 GB Datenspeicher und 20 Benutzer ausreichend. Sie zahlen pro Monat nur €150,- exkl. MwSt. Immer kostenlose Unterstützung, während der Bürozeiten oder per post. Sie brauchen mehr? Berechnen Sie den Preis.

Wenn Sie irgendwelche Fragen haben, mailen Sie oder rufen Sie uns +31(0)85 4018433 oder füllen Sie das Kontaktformular aus.

Leistungsstarke Server in Europa

Alle unsere Server befinden sich innerhalb der Europäischen Union und erfüllen die höchsten Sicherheitsstandards. Die Datenzentren entsprechen unter anderem den Normen ISO 9001:2015, ISO 27001:2013 und ISO 27017:2015. Darüber hinaus erfüllen die Datenzentren auch die Europäische Datenschutzrichtlinie (95/46/EC).

Da FileFlow Cloud-basiert ist, liegt allen Benutzern die neueste Version von FileFlow vor. Niemand arbeitet mit einer veralteten Version.

Jeder Benutzer verfügt über eigene Anmeldedaten, wodurch Benutzer mit unterschiedlichen Rechten ausgestattet werden können.

Warum sollte man sich für eine Hosting-Lösung entscheiden?

Wenn Sie sich für eine Hosting-Lösung entscheiden, sorgt unser Team für die Konfiguration und Implementation sowie für Updates der Bilderdatenbank. Darüber hinaus führen wir Prüfungen durch und warten wir die Software, so dass Ihre Bilderdatenbank so effizient wie möglich arbeitet. Von den regelmäßigen Updates bemerken Sie als Benutzer nichts. Täglich und wöchentlich nehmen wir einen vollständigen Backup all Ihrer digitalen Dateien vor. Wir arbeiten ständig an der Verbesserung der Software, um dafür zu sorgen, dass diese die Anforderungen und Wünsche unserer Kunden erfüllt.

Neue Funktionalitäten

Mit einer gehosteten Version von FileFlow verfügen Sie immer über die aktuellste Version und können sofort alle neuen Funktionen verwenden.

Experten

Bei FileFlow zahlen Sie für das Hosting einen festen Monatsbeitrag und profitieren von der direkten Unterstützung durch die FileFlow-Experten. Unsere Experten verwalten die Software und sorgen für regelmäßige Software-Upgrades. Dies bedeutet: Keine zusätzlichen Kosten und keine zusätzlichen Aufgaben für die IT-Abteilung. Wir verwalten den Schutz und die Leistungen und können den verfügbaren Speicherplatz auf Wunsch erweitern.

Schnell einsatzbereit

Ein weiterer Vorteil einer gehosteten FileFlow-Bilderdatenbank ist es, dass Sie schnell damit arbeiten können. Wir können die Bilderdatenbank noch am selben Tag für Sie bereitstellen. Nach einer gemeinsamen Entscheidung für eine bestimmte Einrichtung können Sie das Speichern und Verwalten Ihrer Mediendateien sofort vornehmen.

Organisieren Sie alle Ihre digitalen Dateien mit FileFlow

FileFlow richtet sich ganz nach Ihren Wünschen und Bedürfnissen. Alle Arten digitaler Dateien erhalten einen Platz, der mit den für Sie geeigneten Tags und der Kategorie-Einteilung versehen ist. Von Ihrem Arbeitsplatz aus regeln Sie die Zugriffsrechte, die Nutzung sowie die Integration mit bestehenden Systemen auf eine einfache und schnelle Weise. Einmal eingegeben, immer sofort für alle Ihre Verwendungszwecke verfügbar. Sowohl intern als auch extern.

Verbinden mit einem Content Management System (CMS)

Eine Verbindung mit Ihrem Content Management System (CMS) ermöglicht Ihnen einen direkten Zugriff auf die Fotos, Videos, Dokumente und Präsentationen aus der Bilderdatenbank über Ihr eigenes CMS. Wünschen Sie mehr Informationen zur Integration der FileFlow-APP in Ihrem Workflow? Dann nehmen Sie Kontakt mit uns auf.

Verbinden mit anderen Anwendungen

FileFlow kann über eine API auch mit anderen Anwendungen verbunden werden. Diese erfüllt den REST-Standard und ermöglicht die Kommunikation mit JSON.

Eine API ist ein Tool, mit dem Softwareprogramme untereinander kommunizieren können. Es dient als eine Schnittstelle zwischen verschiedenen Softwareapplikationen, wobei der verwendete Code automatisch für einen gegenseitigen Zugriff auf Informationen und/oder Funktionalitäten sorgt. APIs gibt es für (Web-)Anwendungen, Softwarebibliotheken und Betriebssysteme und können zu verschiedenen Zwecken eingesetzt werden. Auf diese Weise können Sie über eine API von einer Internetanwendung zum Beispiel Texte, Fotos und Videos weltweit abrufen und/oder versenden.

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op de overeenkomst tussen FileFlow BV (Klokgebouw 220, Strijp S, 5617 AC te Eindhoven) en de gebruiker van diensten van FileFlow BV, hierna te noemen de wederpartij.

FileFlow BV stelt aan de afnemers van zijn diensten, in de vorm van de beeldbank FileFlow, softwareapplicaties en opslagruimte ter beschikking voor het beheer van beeldmateriaal en aanverwante digitale media.

Totstandkoming en beëindiging van de overeenkomst

  1. Een overeenkomst komt tot stand door het aanmaken van een gebruikersaccount die toegang geeft tot de diensten van FileFlow. Bij het aanmaken van deze account worden tevens deze voorwaarden geaccepteerd, tenzij partijen uitdrukkelijk anders zijn overeengekomen.
  2. De overeenkomst wordt aangegaan voor één maand en behoudens opzegging telkens automatisch met één maand verlengd.
  3. De wederpartij kan de overeenkomst uitsluitend schriftelijk opzeggen met inachtneming van een opzegtermijn van tenminste 1 maand.

Eigendom van gegevens

  1. Alle gegevens die door de wederpartij aan FileFlow BV in beheer zijn gegeven via het gebruik van de door Fileflow BV beschikbaar gestelde faciliteiten blijven eigendom van de wederpartij. FileFlow BV zal nimmer aanspraak maken op enigerlei recht ten aanzien van die gegevens.

Verantwoordelijkheid voor beheer en verwerking van de gegevens

  1. FileFlow BV stelt met zijn diensten uitsluitend opslagfaciliteit en instrumenten voor beheer en verwerking c.q. gebruik van gegevens ter beschikking. De beheerder is zelf verantwoordelijk voor de vastlegging van gegevens in FileFlow, voor het beheer en het gebruik daarvan, en voor de toekenning van rechten aan gebruikers en gemachtigden ten aanzien van beheer, verwerking en gebruik van die data. Fileflow heeft hiermee geen enkele bemoeienis en draagt daarvoor geen verantwoordelijkheid.
  2. Indien de wederpartij wettelijke eisen niet nakomt of anderszins handelt in strijd met de wet en derden stellen FileFlow BV aansprakelijk voor daardoor ontstane schade, dan is de betrokken wederpartij gehouden om FileFlow BV te vrijwaren voor die aansprakelijkheid en Fileflow BV schadeloos te stellen voor de eventuele gevolgen van aansprakelijkheid.

Beveiliging

  1. FileFlow BV heeft een geheimhoudingsplicht ten aanzien van alle gegevens die door de wederpartij in beheer zijn gegeven. Fileflow BV is gehouden zorg voor te dragen voor adequate en eigentijdse technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen. In dit kader wordt in ieder geval een beveiligde SSL- verbinding aangeboden en is het mogelijk om in te loggen via tweestapsverificatie.

Privacy van de wederpartij

  1. FileFlow BV voldoet aan de eisen van de AVG en neemt voor zover van toepassing maatregelen voor de bescherming van persoonsgegevens van de wederpartij. Op de website van FileFlow BV is een privacyverklaring geplaatst.

Vrijwaring voor aanspraak van derden

  1. FileFlow BV is gerechtigd om de overeenkomst onmiddellijk te beëindigen ingeval van een gegrond vermoeden van strafbare feiten en/of overtredingen van de wet. De wederpartij vrijwaart FileFlow BV voor alle aanspraken van derden en/of maatregelen van de overheid die op enigerlei wijze verband houden met het gebruik van de door FileFlow geboden faciliteiten door de wederpartij.

Aansprakelijkheid

  1. FileFlow BV draagt zorg voor en is verantwoordelijk voor een goed functioneren van de met de wederpartij overeengekomen diensten.
    Aansprakelijkheid van FileFlow voor schade is beperkt tot de directe schade en tot het bedrag dat de wederpartij FileFlow BV verschuldigd is voor het gebruik van de diensten van FileFlow BV in het jaar van de gebeurtenis die tot de schade heeft geleid. Indien FileFlow BV verzekerd is voor de desbetreffende schade, beperkt de aansprakelijkheid van FileFlow BV zich tot het bedrag dat de aansprakelijkheidsverzekeraar uitkeert. Deze beperking van aansprakelijkheid geldt niet als de schade is veroorzaakt door opzet of bewuste roekeloosheid.

Ondersteuning

  1. FileFlow BV draagt zorg voor helpdeskondersteuning bij het gebruik van de diensten. Tijdens werkdagen (maandag tot en met vrijdag) kunnen gebruikers van de wederpartij via telefoon en e-mail van 9.00 tot 17.00 uur contact opnemen met FileFlow Helpdesk voor het stellen van vragen en het melden van storingen en incidenten. De helpdesk is bereikbaar via telefoonnummer 085 4018433 en via support@fileflow.nl.
  2. De applicatie van FileFlow BV is 24 uur per dag en 7 dagen per week beschikbaar voor de wederpartij, behalve wanneer sprake is van tijdelijk buitengebruikstelling (zie 14).
  3. FileFlow BV maakt dagelijks een back-up van de configuratiebestanden en de gegevens die via de applicatie zijn opgeslagen.
  4. FileFlow BV mag zijn systemen tijdelijk buiten gebruik stellen voor onderhoud, verbeteringen of vernieuwingen van die systemen. Werkzaamheden in dit verband vinden plaats buiten de kantooruren (8.30 tot 18.00 uur), tenzij een directe interventie noodzakelijk is om de continuïteit en de functionaliteit van de dienstverlening te waarborgen. FileFlow spant zich in om mogelijke overlast voor de wederpartij zoveel mogelijk te voorkomen.

Wijzigingen applicatie

  1. Het is FileFlow BV toegestaan om met het oog op de continuïteit en de kwaliteit van de dienstverlening wijzigingen aan te brengen in de applicatie.

Betaling

  1. De wederpartij is het overeengekomen tarief voor de dienstverlening van FileFlow BV verschuldigd. Het tarief wordt in rekening gebracht via een maandelijks door FileFlow gestuurde factuur. FileFlow BV is gerechtigd om de dienstverlening op non-actief te stellen indien de wederpartij een betalingsachterstand heeft van twee maandtermijnen, onverlet de aanspraken van FileFlow op betaling van de achterstallige termijnen.
  2. FileFlow BV zal de wederpartij schriftelijk in kennis stellen van wijzigingen in het tarief tenminste twee maanden voor de datum waarop die wijzigingen ingaan.

Deze voorwaarden zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel te Roermond.